W okresie świątecznym i noworocznym przedsiębiorcy przekazują swoim pracownikom i kontrahentom różnego rodzaju upominki, przedmioty reklamowe itp. Należy jednak mieć świadomość skutków podatkowych tego rodzaju prezentów.
Upominki, prezenty a przychód podatkowy po stronie pracownika
Jeżeli drobne upominki przekazywane są pracownikom ze środków obrotowych przedsiębiorstwa to przychód do opodatkowania powstanie u nich jedynie wtedy, gdy otrzymanie takiego upominku będzie leżało w interesie danego pracownika (korzyść w majątku). Korzyść po stronie podatnika wystąpi wówczas, gdy dojedzie do powiększenia aktywów lub zaoszczędzenia wydatków. Zgodnie z wyrokiem TK z 8.07.2014 (K-7/13) za przychód pracownika mogą być uznane świadczenia, które:
– zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),
– zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,
– korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów.
Zatem drobne, rzeczowe upominki świąteczne nie generują przychodu w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (u.p.d.o.f.) po stronie pracownika.
Natomiast jeżeli upominki rzeczowe lub prezenty pieniężne pracodawca sfinansuje z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych to wartość prezentu może być zwolniona po stronie pracownika z podatku.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f. wolne od podatku są wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 1000 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.
Należy jednak podkreślić, że na podstawie art. 4 ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw, został podwyższony limit kwoty wolnej od podatku dla pracowników korzystających z rzeczowych lub pieniężnych świadczeń z ZFŚS. I tak dodany art. 52l u.p.d.o.f. podnosi limit zwolnienia przedmiotowego, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 67 – w okresie od 2020 r. do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19, limit wynosi 2 000 zł. Zatem do końca 2023 roku obowiązuje podwyższony limit w kwocie 2000 zł rocznie.
Upominki i prezenty świąteczne to koszty reprezentacji czy reklamy?
W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych ani w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych nie ma definicji kosztów reprezentacji i kosztów reklamy. To stwarza szereg problemów, ponieważ zgodnie art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. oraz art. 16 ust. 1 pkt. 28 u.p.d.o.p. nie stanowią kosztów uzyskania przychodów koszty reprezentacji w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Z kolei koszty reklamy mogą stanowić koszt podatkowy przedsiębiorstwa.
Z analizy stanowiska organów podatkowych i orzecznictwa sądów administracyjnych wynika, że do kosztów reprezentacji należy zaliczyć wszelkie wydatki ponoszone w celu ugruntowania dobrego wizerunku firmy, wykreowania dobrych relacji z klientami.
Natomiast do kosztów reklamy można zaliczyć wydatki, które zostały poniesione w celu zachęcania do kupna konkretnego produktu czy usługi (na przykład wydatki na: kalendarze, kubki, długopisy, kalendarze, i inne gadżety). Istotne jest to, aby zostało na nich zamieszczone logo przedsiębiorstwa (chodzi o zwiększenie rozpoznawalności marki).
Przy zakwalifikowaniu do kosztów reklamy istotne jest również to, aby upominki/prezenty przekazywane były wszystkim klientom, co potwierdza istotę reklamy jako dotarcie do wszystkich odbiorców, a nie jedynie do kilku. Kluczowa jest również wartość przekazywanych przedmiotów, ponieważ droższe przedmioty będą stanowiły koszty reprezentacji.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 68a u.p.d.o.f. wolna od opodatkowania jest wartość otrzymanych nieodpłatnych świadczeń w związku z jego promocją lub reklamą – jeżeli jednorazowa wartość tych świadczeń nie przekracza kwoty 200 zł.
Powyższe zwolnienie nie ma zastosowania, jeżeli świadczenie jest dokonywane na rzecz pracownika przedsiębiorcy lub osoby świadczącej usługi na podstawie umów cywilnoprawnych.
Podsumowując upominki przekazane kontrahentom w celu podjęcia czynności reklamy o wartości nieprzekraczającej 200 zł będą stanowiły u przedsiębiorcy koszty firmy. Jednak wydatki na upominki, które nie mają na celu promowania firmy ani jej wyrobów i jednocześnie są skierowane tylko do ustalonej grupy kontrahentów, wręczane w okolicznościach Świąt Bożego Narodzenia wypełniają znamiona reprezentacji i nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów.
Upominki i prezenty a VAT
Przekazując upominki, prezenty należy mieć również na względzie przepisy ustawy o podatku od towarów i usług (u.p.t.u.). Zgodnie z art. 7 ust. 2 u.p.t.u. przekazywanie prezentów o małej wartości i próbek, które następuje na cele działalności gospodarczej może nie podlegać opodatkowaniu tym podatkiem pod warunkiem, że przedsiębiorca przekaże jednej osobie:
- towar o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
- towar, którego przekazanie nie ujął w ewidencji, o której mowa w pkt 1, jeżeli jednostkowa cena nabycia towaru bez podatku (a gdy nie ma ceny nabycia, jednostkowy koszt wytworzenia) określone w momencie przekazywania towaru, nie przekraczają 20 zł.
Należy podkreślić, że od początku 2021r. podwyższono limit z 10 zł do 20 zł dla prezentów małej wartości/próbek. Jest to korzystna zmiana dla przedsiębiorców – nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji do tego limitu.
Jeśli chodzi o kwestie odliczenia podatku naliczonego to podatnicy VAT mogą odliczyć podatek naliczony z faktur dokumentujących zakupy towarów i usług na cele reprezentacji, o ile reprezentacja dotyczy działalności opodatkowanej podatnika (i nie ma zastosowania art. 88 ust. 1 pkt 4 u.p.t.u. wyłączający możliwość odliczenia, w szczególności jeśli chodzi o odliczenie podatku naliczonego przy nabywaniu usług gastronomicznych i noclegowych).
Źródło:
Wyrok NSA z dnia 2 kwietnia 2015 r., II FSK 483/13.
Wyrok WSA w Warszawie z dnia 12 marca 2018 r., III SA/Wa 303/18.
Interpretacja Ministra Finansów z 29 października 2015 r., DD3.8222.2.376.2015.KDJ.
Interpretacja indywidulana Dyrektora Izba Skarbowa w Poznaniu z dnia 30 marca 2009 r. ILPP2/443-85/08-4/AD.
Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 marca 2016r. o sygn. ILPB3/4510-1-18/16-2/JG.